Hay veces que subestimamos y descuidamos una de las tareas más sencillas y a la vez más importantes de nuestro despacho de Administración de fincas, y esta es, la gestión y el archivo de la documentación de las comunidades de propietarios que administramos.

Cuando se incorpora alguna persona en practicas o simplemente esta comenzando en la empresa, se le suele asignar esta tarea tan poco reconocida. Y lo peor de todo es que no se le aportan más que unas cuantas instrucciones, sin ningún manual de procedimientos claro al respecto.

Y si no te lo habías planteado, imagínate ese momento de pánico en el despacho cuando no encontráis un documento importante en el archivo.

Por no decir que si este proceso no se realiza de manera estricta siguiendo un proceso muy bien definido, cometeremos errores, duplicaremos tareas y lo peor de todo bajaremos la productividad de nuestro despacho.

El procedimiento que os adjuntamos esta semana, podría ser aplicable a prácticamente cualquier despacho, pero te recomiendo que lo tengas como base para hacer el tuyo propio.

Uno de los indicadores que podéis probar para ver si todo funciona correctamente y estáis haciendo las cosas bien, es medir el tiempo medio que tarda una persona de vuestro equipo en encontrar un documento cualquiera.

Otro aspecto importante respecto de este proceso, que nos ha afectado a todos, es la transformación digital de nuestros despachos durante estos últimos años. Por ese motivo el papeleo es una tarea que hay que evitar a toda costa y conviene digitalizar todo lo que no llega ya digitalizado.

Una de las iniciativas más importantes es enviar un comunicado a todos vuestros proveedores que aún os envíen facturas, albaranes y presupuestos en papel, que dejen de hacerlo.

De esta manera os ahorrareis mucho trabajo y lo más importante contribuiréis para tener un planeta con más arboles, vamos la Responsabilidad Social Empresarial, cuya importancia se merece otro artículo más a fondo.