Hace unos días comentamos en uno de nuestros posts las ventajas de utilizar sistemas de trabajo Agile y más concretamente el método KANBAN en un despacho de administración de fincas.

En este artículo vamos a explicar la manera de poner en práctica esta metodología con una herramienta gratuita en su versión más sencilla, llamada TRELLO.

Si aún no la conoces te recomiendo que te apresures a hacerlo, pues te va a ser de gran ayuda para algunos de los procedimientos que sigues en tu despacho día a día.

En AFISER la utilizamos principalmente para planificar el alto volumen de Junta de propietarios que tenemos durante determinados meses de verano e invierno y lo hacemos de la siguiente manera:

En las Listas (COLUMNAS) ponemos los pasos que hemos de seguir desde la preparación de la convocatoria hasta el envío del acta de la Junta General, y por supuesto en la primera de todas tenemos todas las tarjetas, que son las distintas Comunidades de propietarios en las cuales vamos a celebrar la Junta de propietarios. A esta primera Lista la titulamos “Juntas por celebrar”.

Un ejemplo de LISTAS, que son los estados por los que pasa cada una de las Juntas o TARJETAS, podría ser el siguiente:

  • Juntas por celebrar
  • Revisión de las cuentas de la Comunidad a aprobar
  • Revisión de las tareas planificadas para el ejercicio
  • Cierre de la fecha y orden del día de la Junta con el Presidente
  • Envió convocatoria
  • 1º Contacto con el futuro Presidente en caso de que vaya por turno.
  • Preparación documentación para asistir a la junta
  • Celebración de la Junta
  • Borrador del Acta
  • Visto Bueno del Acta por el Presidente
  • Envió del Acta
  • Cargar tareas para el siguiente ejercicio.
  • Cambio de firmas en el banco

De esta manera cada vez que una Junta cambio de un estado a otro vamos moviendo las tarjetas para saber donde estamos.

En este post adjuntamos un vídeo para que te sea mucho más fácil entender como se hace.

Por supuesto TRELLO nos permite realizar anotaciones, adjuntar archivos y hacer muchas mas cosas dentro de las tarjetas.

Si se trata de un despacho de administración de fincas grande, recomendamos adquirir la versión de pago que permite la colaboración entre los distintos miembros del despacho del administrador de fincas.

Si comienzas a utilizar esta herramienta dentro de tu entorno de trabajo veras como la productividad aumentará.