Seguramente para aquellos que no esteis familiarizados con los métodos AGILE tan populares en el sector informático, el termino SCRUM no os diga nada. Básicamente se trata de una metodología que consiste en enfocarse en miniproyectos inncrementales de 2 semanas de duración aproximadamente para ir sacando mejoras y versiones de un servicio o producto, siguiendo unas directrices ya preestablecidas como reuniones a horas determinadas, un equipo bien definido con roles muy especificos, un espacio de trabajo en común, sin jefes y superorientada a resultados y al cumplimiento de la calidad de ese resultado. Como podéis deducir, estas características la han hecho muy popular en proyectos como desarrollo de software,desarrollos de prototipos y MVP (producto mínimo viable). En el sector de la Administración de fincas, esta metodología podría parecer que no encaja en absoluto pero si que hay ciertos puntos interesantes que podríamos coger para implementarlos en nuestros despachos.

Lo primero es que en un negocio de administración de fincas como en muchos otros, no deberíamos de limitarnos a las tareas del día a día, sino que deberíamos marcarnos 2 o 3 proyectos al año para mejorar y avanzar.

Ya sabéis aquello de que el que no hace nada por crecer al final lo que hace es ir para atrás. Como ejemplos de proyectos fuera de la actividad ordinaria de un despacho os puedo citar los siguientes:
  • El rediseño de una página web.
  • Un plan de marketing digital y de publicación en redes sociales de posts
  • El cambio de software de la gestión de las comunidades.
  • La implementación de herramientas web para mejorar la comunicación y productividad del despacho.
  • Puesta en acción de un plan de formación muy especifica a los empleados.
  • Un cambio de ubicación de una oficina.
  • Cambio de roles y funciones dentro del despacho de algunos empleados.
A partir de aquí, ya tenemos proyectos con un objetivo que debemos de tener muy bien definido y que nos van a llevar un tiempo. Por experiencia estos proyectos de 6 o 7 meses cuestan mucho de implantar si no se dividen en hitos de poca duración.

Esta división nos ayuda no solo a que no se nos atragante el proyecto, sino que nos permite ir midiendo los tiempos y saber si los plazos se van a alargar o vamos según lo previsto.

Lo de sacar a las personas del equipo de su espacio de trabajo habitual, es otro de los puntos interesantes, ya que facilitará que las ideas fluyan y que desconecten de sus tareas cotidianas. Por ese motivo es importante tener una sala o espacio “distinto” para encerrar a nuestro equipo por ejemplo dos tardes a la semana para centrarse en el objetivo de ese hito. Otra de las cuestiones relevantes, es que normalmente este tipo de iniciativas, que NO tienen que ver con el Core Business del negocio de la Administración de fincas, no entienden de jefes ni jerarquía…. todos los puntos de vista son igualmente validos y es muy probable que el becario que acaba de entrar tenga una visión mucho más amplia y objetiva que un superior que lleve 20 años en el despacho. Por lo tanto hay que evitar que unos miembros del equipo estén por encima de otros, todos son iguales en ese periodo de tiempo.

Hasta aquí hemos hablado de proyectos fuera de las tareas cotidianas de un despacho de administración de fincas, pero respecto de estas últimas… ¿Podemos aplicar alguna cosa de la metodología SCRUM?

Pues yo destacaría las siguientes:
  1. PRODUCT BACKLOG: Se trata de una lista de cosas pendientes que están ordenadas por importancia y que tienen una medición de su complejidad. En nuestro caso podríamos tener una lista de las tareas que vienen de las Juntas de propietarios, y que tenemos que ir planificando cuando se realizan. Es importante revisar este listado periódicamente para “refinarlo” y “alimentarlo”
  2. SPRINT PLANNING: Estamos hablando de una reunión en la cual el personal del despacho analiza como se van a llevar a cabo las tareas previstas para las siguientes 2 semanas por ejemplo. OJO, hablamos del COMO.
  3. DAILY SCRUM: Esta nos puede costar un poco al principio pero no podremos vivir sin ella cuando estemos acostumbrados. Se trata de una reunión diaria de 15 minutos máximo y a ser posible a primera hora para ver si hubo algún problema con algunas de las tareas del día anterior y que tenemos previsto para hoy. Esta reunión evitará interrupciones durante el resto del día, ya que los miembros del equipo se acostumbrarán a tratarlas en ese periodo de tiempo, se pondrán en común los problemas que están retrasando ciertas tareas antes de que sea demasiado tarde para centrarse en solucionarlos en equipo y lo mejor de todo, se fomentará un espíritu de colaboración hacia un objetivo en común.
Al final la idea es aprender a TRABAJAR EN EQUIPO Y REMAR TODOS EN LA MISMA DIRECCIÓN.